Polityka Prywatności SilkCRM

Cel: zawarcie i wykonanie Umowy, obsługa konta, kontakt, fakturowanie, zapewnienie bezpieczeństwa.

• Imię i nazwisko, firma, adres, NIP — dane do umowy i faktury
• Adres e-mail, numer telefonu — komunikacja, logowanie
• Dane logowania (hash hasła, tokeny sesji) — bezpieczeństwo konta
• Dane o płatnościach (nr transakcji, kwota) — rozliczenia (dane kart obsługuje wyłącznie Stripe)
• Logi aktywności, adres IP — bezpieczeństwo, diagnostyka

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), lit. c (obowiązki prawne), lit. f (uzasadniony interes — bezpieczeństwo).

Okres przechowywania: przez czas trwania Umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń (do 3 lat) oraz obowiązków podatkowych (do 5 lat po zakończeniu roku podatkowego).

Usługobiorca (salon beauty) jest administratorem danych swoich klientów końcowych. SilkCRM przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Usługobiorcy.

Pełna treść umowy: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (PDF) — Załącznik nr 1 do Regulaminu, wersja 1.3 (1.11.2026). Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu. Jej Załącznik B to lista podprocesorów publikowana pod adresem silkcrm.net/podprocesorzy.

Kategorie danych klientów końcowych obsługiwane przez Usługę:

• Imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail
• Historia wizyt, historia zakupów, notatki specjalisty
• Preferencje usług, dane do programu lojalnościowego
• Dane o kartach podarunkowych i saldzie konta klienckiego
• Dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO) — informacje o zdrowiu istotne dla bezpieczeństwa zabiegu (alergie, przeciwwskazania, dolegliwości, dokumentacja zabiegowa). Są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy salon (administrator) je wprowadzi, na podstawie wyraźnej zgody klienta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub innej przesłanki przewidzianej przez salon. Usługa traktuje te dane z podwyższoną ochroną: nie są przekazywane do modeli AI, są wyłączone z logów diagnostycznych, a nagrania sesji w panelu są maskowane. Usługa nie służy do prowadzenia dokumentacji medycznej w rozumieniu przepisów o prawach pacjenta.

Podstawa prawna po stronie Usługobiorcy: zgoda, wykonanie umowy lub uzasadniony interes — zgodnie z polityką prywatności danego salonu. Dla danych szczególnej kategorii (zdrowie) — wyraźna zgoda klienta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

Okres przechowywania: do rozwiązania Umowy z Usługobiorcą lub do chwili usunięcia danych przez Usługobiorcę, a po rozwiązaniu Umowy — nie dłużej niż 30 dni (czas na eksport danych).

Recepcja SilkAI to płatny moduł, który salon może uruchomić w panelu. Asystent głosowy oparty na sztucznej inteligencji odbiera wtedy połączenia kierowane do salonu, odpowiada na pytania o ofertę oraz umawia, przekłada i odwołuje wizyty. Administratorem danych osób dzwoniących jest salon; SilkCRM przetwarza je jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (DPA). Opisane niżej przetwarzanie dotyczy wyłącznie salonów, które uruchomiły moduł.

• Na początku każdej rozmowy asystent informuje, że rozmówca rozmawia z systemem sztucznej inteligencji działającym w imieniu salonu, i że może zapytać, jak przetwarzane są jego dane. Na takie pytanie asystent podaje, kto jest administratorem danych, kto obsługuje rozmowę, co się z niej zapisuje i jakie prawa przysługują rozmówcy.
• Przetwarzane dane: numer telefonu rozmówcy, głos i treść rozmowy w czasie rzeczywistym, transkrypcja i podsumowanie, dane podane w rozmowie (np. imię, usługa, termin) oraz wynik rozmowy.
• Nagrywanie dźwięku jest domyślnie wyłączone. Włącza je wyłącznie salon, który odpowiada wtedy za podstawę prawną i poinformowanie rozmówcy.
• Asystent otrzymuje tylko informacje potrzebne do obsługi rozmowy (oferta, wolne terminy, imię rozpoznanego klienta). Nie otrzymuje historii wizyt ani danych o zdrowiu.
• Obsługę połączeń realizuje podprocesor Telnyx LLC w regionie UE, wyłącznie w celu obsługi rozmowy.
• Transkrypcje i podsumowania rozmów są zapisywane w kartotece salonu i przechowywane na zasadach z pkt 3.2.

Jeżeli wyraziłeś(-aś) zgodę na komunikację marketingową, przetwarzamy Twój adres e-mail w celu przesyłania newslettera, informacji o nowościach i promocjach.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, klikając link „Wypisz się" w wiadomości lub pisząc na kontakt@silkcrm.net.

Okres przechowywania: do wycofania zgody lub do likwidacji Konta.

Serwis https://silkcrm.net używa plików cookies i podobnych technologii w celach:

• Niezbędnych — utrzymanie sesji, bezpieczeństwo (brak możliwości rezygnacji).
• Funkcjonalnych — zapamiętanie preferencji interfejsu.
• Analitycznych — anonimowe statystyki odwiedzin.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — bezpieczeństwo i poprawa Usługi) dla cookies niezbędnych; zgoda dla pozostałych kategorii.

Ustawienia cookies możesz zmienić w przeglądarce lub w panelu preferencji cookies dostępnym na stronie.

Ulepszamy nasze produkty oraz działania reklamowe, korzystając z usługi Microsoft Clarity w celu analizy sposobu, w jaki korzystasz z naszej strony internetowej. W panelu SilkCRM nagrania sesji obejmują wyłącznie sposób korzystania z interfejsu przez personel salonu — cała treść wyświetlana w panelu, w tym dane klientów salonów, jest maskowana przed wysłaniem do Microsoft. Tak samo maskowana jest cała treść widgetu rezerwacji, portalu klienta i stron otwieranych z wiadomości do klientów salonów (potwierdzenie wizyty, wolny termin z listy oczekujących, płatność zadatku). Narzędzia te uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w panelu preferencji cookies: Microsoft Clarity — w kategorii analitycznej, Microsoft Advertising — w kategorii reklamowej.

Współpracujemy z Microsoft Clarity oraz Microsoft Advertising w celu rejestrowania sposobu, w jaki użytkownicy korzystają z naszej strony i wchodzą z nią w interakcję — poprzez metryki behawioralne, mapy ciepła (heatmaps) oraz odtwarzanie sesji (session replay) — aby ulepszać oraz promować nasze produkty i usługi. Dane o korzystaniu ze strony są zbierane z wykorzystaniem plików cookies własnych oraz podmiotów trzecich, a także innych technologii śledzących, w celu określenia popularności produktów/usług oraz aktywności online. Dodatkowo wykorzystujemy te informacje do optymalizacji strony, celów związanych z bezpieczeństwem i przeciwdziałaniem oszustwom oraz do reklamy. Więcej informacji o tym, jak Microsoft zbiera i wykorzystuje Twoje dane, znajdziesz w Oświadczeniu o ochronie prywatności firmy Microsoft.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (zgoda wyrażona w panelu preferencji cookies). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w panelu preferencji cookies; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Na stronie https://silkcrm.net oraz w panelu SilkCRM (app.silkcrm.net) korzystamy z kodu śledzenia HubSpot w celu analizy ruchu i aktywności odwiedzających oraz Usługobiorców — m.in. odwiedzanych podstron, źródła wizyty i ogólnej aktywności w panelu. Dane są zbierane za pomocą plików cookies (np. hubspotutk, __hstc) i wykorzystywane do poprawy Usługi oraz komunikacji z Usługobiorcami.

Kod śledzenia nie jest ładowany na publicznych stronach widgetu rezerwacji (/book/*) ani profilu salonu (/salon/*) — te strony obsługują klientki końcowe salonów korzystających z SilkCRM, a nie odwiedzających czy Usługobiorców SilkCRM, i nie są objęte tym śledzeniem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w panelu preferencji cookies dla kategorii analitycznej). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w panelu preferencji cookies.

Reklamujemy SilkCRM w wyszukiwarce Google i w serwisach Meta (Facebook, Instagram), TikTok, LinkedIn i Pinterest. Żeby wiedzieć, które reklamy prowadzą do założenia konta, i nie wydawać budżetu na nieskuteczne kampanie, korzystamy z narzędzi tych dostawców w dwóch formach.

a) Tagi reklamowe w przeglądarce — wyłącznie po zgodzie. Na stronie https://silkcrm.net i na stronie rejestracji uruchamiamy tag Google Ads, piksel Meta, piksel TikTok i LinkedIn Insight Tag dopiero po wyrażeniu zgody w kategorii reklamowej panelu preferencji cookies. Tagi zapisują pliki cookies dostawców i przekazują im informacje o odwiedzonej podstronie, źródle wizyty (np. identyfikator kliknięcia reklamy), adres IP i dane przeglądarki. Bez zgody tagi Meta, TikTok i LinkedIn się nie ładują, a tagi Google działają w trybie ograniczonym (Consent Mode): nie zapisują plików cookies reklamowych. Piksela Meta używamy wyłącznie do zliczania odsłon strony; nie zbiera on pól formularzy.

Tagów reklamowych nie uruchamiamy w panelu SilkCRM (app.silkcrm.net/app), w widgecie rezerwacji (/book/*) ani na stronach salonów (/salon/*) — dane klientów końcowych salonów nie trafiają do dostawców reklam.

b) Informacja o założeniu konta przesyłana z naszego serwera. Po rejestracji konta SilkCRM nasz serwer przekazuje do Meta Platforms Ireland Ltd. (Conversions API) i Pinterest Europe Ltd. (Conversions API) informację, że konto zostało założone: rodzaj zdarzenia i jego czas, identyfikator kliknięcia reklamy (jeżeli wejście nastąpiło z reklamy), adres IP, dane przeglądarki oraz identyfikator konta w postaci skrótu SHA-256, z którego nie da się odtworzyć identyfikatora. Jeżeli wyraziłeś(-aś) zgodę na komunikację marketingową, przekazujemy dodatkowo skróty SHA-256 adresu e-mail i numeru telefonu (do Pinterest także imienia, nazwiska, miejscowości i kodu pocztowego), co pozwala dostawcy dopasować rejestrację do kliknięcia reklamy.

Podstawa prawna: dla tagów w przeglądarce — art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (zgoda w panelu preferencji cookies); dla informacji o rejestracji przesyłanej z serwera — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: pomiar skuteczności reklam własnych usług), a w zakresie skrótów danych kontaktowych — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda marketingowa). Zgodę na tagi możesz w każdej chwili wycofać w panelu preferencji cookies, a zgodę marketingową — w sposób opisany w pkt 3.4. Wobec przekazywania informacji o rejestracji możesz wnieść sprzeciw, pisząc na kontakt@silkcrm.net — wtedy przestaniemy je przesyłać dla Twojego konta.

W zakresie zbierania i przekazywania danych przez piksel Meta i Conversions API jesteśmy współadministratorem z Meta Platforms Ireland Ltd. (art. 26 RODO). Zasadnicza treść uzgodnień jest opisana w Dodatku dotyczącym administratora danych Meta. Dalsze przetwarzanie danych przez dostawców reklam (np. wyświetlanie reklam) odbywa się na zasadach ich polityk prywatności.

Kontaktując się z salonami i gabinetami, które mogą być zainteresowane SilkCRM, przetwarzamy dane osób je prowadzących lub reprezentujących, których nie otrzymaliśmy bezpośrednio od nich (art. 14 RODO).

• Zakres danych: imię i nazwisko, nazwa i adres firmy, służbowy adres e-mail i numer telefonu, stanowisko, adres strony internetowej i profili firmy, informacje o ofercie salonu.
• Źródła: publicznie dostępne rejestry (CEIDG, KRS), strony internetowe i wizytówki firm, platformy rezerwacyjne oraz narzędzia wyszukiwania służbowych danych kontaktowych.
• Cel i podstawa prawna: przedstawienie oferty SilkCRM — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — marketing bezpośredni własnych usług). Informacje handlowe drogą elektroniczną i telefoniczną kierujemy wyłącznie za uprzednią zgodą (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej); pierwszy kontakt bez takiej zgody nie zawiera treści handlowych.
• Odbiorcy: dostawcy, z których korzystamy do prowadzenia sprzedaży, w szczególności HubSpot, Inc. (system CRM).
• Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu, a bez kontaktu zwrotnego — nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Twoje prawa: możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego — wtedy niezwłocznie przestajemy je przetwarzać w tym celu. Przysługują Ci też pozostałe prawa opisane w pkt 5.

SilkCRM udostępnia funkcje oparte na modelach językowych (asystent AI, rekomendacje usług, generowanie treści marketingowych) działające na platformie Google Cloud Vertex AI (model Gemini), w regionie europejskim (europe-west1, obszar EOG).

• Anonimizacja danych klientów końcowych: dane osobowe klientek salonów (imię, nazwisko, telefon, e-mail) nigdy nie są przekazywane do modelu AI. Przed wysłaniem do Vertex AI identyfikatory są zastępowane anonimowymi tokenami (format cli_xxxxxxxx). Powiązanie tokenu z konkretną osobą odbywa się wyłącznie lokalnie w aplikacji Usługobiorcy.
• Historia czatu (retencja 30 dni): historia rozmów z asystentem AI jest przechowywana na serwerze w sposób zaszyfrowany (szyfrowanie w spoczynku) przez okres do 30 dni, po czym jest automatycznie i trwale usuwana. Przechowywanie to stanowi środek bezpieczeństwa służący diagnostyce technicznej oraz ochronie przed niewłaściwym wykorzystaniem czatu (nadużyciami). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — bezpieczeństwo Usługi).
• Ograniczona retencja po stronie Google: wyłączono pamięć podręczną zapytań po stronie Google (brak cache promptów). Zapytania mogą podlegać monitorowaniu pod kątem nadużyć (abuse monitoring) z retencją do 30 dni i dostępem personelu Google wyłącznie w przypadku podejrzenia nadużycia — jednak ze względu na anonimizację opisaną wyżej zapytania te nie zawierają danych osobowych klientek (jedynie tokeny cli_).
• Brak treningu modeli: dane przekazywane do Vertex AI nie są wykorzystywane do trenowania ani ulepszania modeli Google.